Apa itu CHART OF ACCOUNT

PENGERTIAN CHART OF ACCOUNT (COA)

Chart of Accounts atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau paduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses, dikontrol, dan dilaporkan.

Definisi lain dari Chart Of Account (Daftar Rekening/Perkiraan/Akun) adalah daftar yang tersusun dalam struktur tertentu yang terdiri dari unsure-unsur rangkaian kode dan nama akun secara sistematis.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan organisasi untuk mengelompokan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.

Chart of Account mengandung informasi mengenai suatu account. informasi tersebut terangkum dalam chart of account segments. Chart of account segments terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut :

1. Account Number
2. Nama Account
3. Control Fields
4. Consolidation Fields

Chart of account didefinisikan dalam 4 karakter ID. adapun data-data yang dikandung dalam Chart of account adalah :

  1. Chart of account Key

  2. Deskripsi dari Chart of account

  3. Maintenance Language

  4. Panjang G/L account number

  5. Manual or automatic creation of cost element

  6. group Chart of account

  7. Blocked Indicator

Chart of account yang belum lengkap data-datanya dapat di block sehingga company code tidak dapat menggunakannya. setiap company code, harus memiliki satu COA yang digunakannya, sedangkan satu COA dapat digunakan oleh beberapa company code. Jika suatu perusahaan ingin melakukan cross company controlling, maka perusahaan tersebut harus memiliki COA yang sama.

B. LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN CHART OF ACCOUNT

Chart of account yang baik harus memudahkan pengguna dalam bekerja dan memudahkan jika suatu saat dokumen di butuhkan kembali. berikut angkah-langkah  menyusun chart of account yang baik :

1. Dalam membuat atau menyusun daftar perkiraan chart of accouny yang baik dan ideal adalah penyusunan daftar perkiraan dengan pendekatan hieraki, dimana nomor anak perkiraan mengikuti nomor induk perkiraannya.
2. Hendaknya juga diberi jarak nomor antara satu perkiraan dengan perkiraan lainnya( 10, 20, 30, dst). Dengan demikian jika ingin menyisipkan nomor perkiraan baru, masih memungkinkan menyisipkan nomor perkiraan (11, 12,dst).
3. Penyusunan digit perkiraan harus konsisten untuk setiap level. 

Contoh :

1. Asset/Aktiva 10000

1.1 10100 : Aktiva Lancar 

1.1.1 10101 : Kas

1.1.2 10102 : Piutang Usaha

1.1.3 10103 : Persediaan …. Dst

1.2

10200 : Aktiva Tetap

1.2.1 10201 : Inventaris

1.2.2 10202 : Kendaraan

10202.1:Akumulasi Penyusutan Kendaraan

Sistem akun dan kode akun buku besar dan perusahaan di susun dengan memperhatikan sistimatika dan kepraktisan yang baik dengan memperlihatkan faktor-faktor sebagai berikut :

1. Memudahkan dan mempercepat proses pembukuan
2. Mudah untuk diingat sehingga memperlancar pekerjaan administrasi dan akuntasni, serta memperkecil kemungkiana  kesalahan pembukuan.
3. Mempermudah dan mempercepat penyusunan laporan akuntasi baik laporan akuntasi dan lapran lainnya yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan.
4. Dengan memperhatikan keadaan usaha saat sekarang dan memproyeksikan kemungkinana yang akan terjadi diwaktu mendatang, akun-akun disusun selengkap mungkin sehingga laporan akuntasi keuangan, akuntasi manajemen dan analisa-analisa keuangan dan laporan lainnya disusun sesuai kebutuhan.

Disusun secara pleksibel dalam arti terdapat kemungkinan untuk menyisipka suatu akun baru yang mungkin diutuhkan dikemudain hari dengan tidak mengganggu sistematika akun yang ada.

C. MACAM-MACAM KODE AKUN

Kode akun dikategorikan menjadi beberapa macam yaitu angka, huruf, dan paduan angka huruf. Berikut penjelasannya :

1. Angka
Angka merupakan simbol yang paling handal dan paling banyak digunakan dalam membuat kode akun dan kode lainnya di dalam bagan akun. Fleksibilitas di dalam sebuah angka terbukti jauh melebihi simbol huruf, meskipun pada situasi tertentu huruf juga bisa menjadi jauh lebih efektif dibandingkan dengan angka.

Contoh :

1. Asset/Aktiva 10000

1.1 10100 : Aktiva Lancar

1.1.1 10101 : Kas

1.1.2 10102 : Piutang Usaha

1.1.3 10103 : Persediaan …. Dst

1.2

10200 : Aktiva Tetap

1.2.1 10201 : Inventaris

1.2.2 10202 : Kendaraan

1.2.3 10202.1 : Akumulasi Penyusutan Kendaraan

2. Hutang/Liability 20000

2.1 20100 : Utang Jangka Pendek

2.1.1 20101 : Utang Dagang

2.2 20200 : Utang Jangka Panjang

2.2.1 20201 : Investasi Pihak Ketiga

3. Modal/Equity 30000

3.1 30100 : Modal

3.2 30200 : Prive … dst

4. Income/pendapatan 40000

4.1 40100 : Pendapatan

4.2 40200 : Laba Tahun berjalan

5. Cost of sales (HPP/Harga Pokok Penjualan) 50000

5.1 50100 : Pembelian

5.1.1 50102 : Ongkos Angkut Pembelian

5.2 50200 : HPP …. Dst

6. Biaya/Expense 60000

6.1 60100 : Biaya Kantor

6.1.1 60101 : Biaya Gaji Karyawan Kantor

6.1.2 60102 : Biaya ATK

6.2 60200 : Biaya operasional

6.2.1 60201 : Biaya gaji Karyawan

60202 : Biaya Sewa Gedung… dst

7. Other Income 70000

7.1 70100 : Bungan Bank

7.1.1 70101 : Bunga Tabungan

7.1.2 70102 : Bunga Deposito

7.2 70200 : Bunga Investasi .. dst

8. Other Expense 80000

8.1 80100 : Beban Pajak

8.1.1 80101 : Pajak Penghasilan

8.1.2 80102 : Pajak Bumi dan Bangunan

8.2 80200 : Beban Invesatasi ..dst


2. Huruf

Huruf merupakan simbol yang jauh lebih berciri khas jika dibandingkan dengan simbol angka. Namun seperti telah disebutkan, fleksibilitasnya jauh lebih rendah dibandingkan dengan simbol angka. Penggunaan simbol huruf sebagai kode akun sangat jarang dilakukan. Simbol huruf biasanya lebih banyak digunakan untuk kode nama perusahaan, kode nama pelanggan, kode nama pemasok, kode nama bank, kode wilayah atau kode daerah.

Hal yang menarik dalam pembuatan kode-kode dengan huruf adalah tidak ada ikatan sistematika tertentu yang harus selalu diikuti, melainkan kepantasan dan juga kemungkinan adanya tumpang-tindih dengan singkatan dari kota, wilayah lainnya.

Contoh Kode Huruf

a. Nama Kota :

JKT  Jakarta

SBY  Surabaya

MDN  Medan

b. Contoh Kode Saham

SMCB  PT. Semen Cibinong, Tbk

TSPC  PT. Tempo Scan Pacific, Tbk

MGT PT. Megatech Gemilang

3. Paduan Angka dan Huruf

Paduan angka dan huruf digunakan untuk memadukan kekhasan yang dimiliki simbol huruf dan fleksibilitas dari simbol angka. Paduan semacam ini seringkali digunakan dengan cara menempatkan simbol huruf di depan simbol angka, hal ini terjadi apabila misalnya simbol huruf telah digunakan sebagai kode dari nama perusahaan, nama pelanggan, nama pemasok, nama bank, wilayah atau daerah, tetapi masih dibutuhkan pembagian atau pengelompokan lanjutan yang lebih jelas. Namun, ada juga yang menempatkan simbol huruf di bagian tengah atau di belakang simbol angka atau ada juga yang menempatkan diberbagai posisi (depan, tengah, dan belakang) yang paling lazim adalah contoh pada nomor polisi kendaraan bermotor (mobil dan motor).

Contoh Kode Nomor Polisi Kendaraan Bermotor di Jakarta.

a. B 234 AC

b. B 42 MG

c. B 54 M

d. B 005 BSR

e. B 1234 FD

Contoh Kode Wilayah Penjualan Jakarta

a. JKT 00   Jakarta

b. JKT 01   Jakarta Wilayah 1

c. JKT 02   Jakarta Wilayah 2

D. MANFAAT PEMBUATAN KODE AKUN

Meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional, akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan dengan tanpa kode akun. Berikut beberapa manfaat pembuatan kode akun, yaitu :

1. Meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh para pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih mudah dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan menilai absah atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai informasi dalam rangka pengambilan keputusan pengguna informasi yang bersangkutan.
2. Mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya yaitu tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan-catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau transaksi tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna.
3. Mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan, dengan kode akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau hasil-hasil catatan akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih terkontrol.
4. Mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang baik menjadi modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini artinya memberikan dasar bagi pengambilan keputusan.
5. Meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional, akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan dengan tanpa kode akun.
6. Mempermudah pembaca laporan dari berbagai pihak untuk pengambilan keputusan.

Selain manfaat yang telah disebutkan diatas, keberadaan kode akun di dalam struktur pemrosesan suatu sistem juga akan mempermudah pelaksana pemrosesan, karena rata-rata dari mereka lebih hafal dengan kode akunnya dari pada nama akunnya.

E. TUJUAN DISUSUNNYA KODE AKUN

Sistematika kode disusun dengan tujuan untuk :

• Memenuhi kebutuhan laporan keuangan Lembaga (PSAK 45).
• Memenuhi kebutuhan laporan keuangan ke Lembaga Donor.
• Memberikan informasi kepada manajemen tentang surplus/defisit program budget versus actual,margin lembaga dll
• Agar pengelompokan menjadi teratur, seragam dan sistematis .
• Memudahkan pengontrolan atas proses pengelompokan transaksi perusahaan.
• Memudahkan pengolahan data selanjutnya sehingga menghasilkan Accounting Report yang       berguna bagi management dan sesuai dengan kebutuhan untuk pengendalian operasinya.
• Analisa terhadap keadaan keuangan perusahaan menjadi lebih sistematis. 

F. FUNGSI KODE AKUN

Di dalam sistem SAP, COA memiliki 3 fungsi yang berbeda, yaitu :

• Operating Chart of account : terdiri dari G/L account yang digunakan untuk posting dalam         company code. Financial accounting dan controlling menggunakan tipe COA ini.
• Group Chart of account : Terdiri dari G/L Account yang digunakan oleh seluruh group corporate, hal ini menjadikan suatu company dapat menyediakan atau membuat report untuk seluruh group corporate. Penggunaan corporate group COA ini pada suatu company code bersifat opsional.
• Country Specific Chart of account : terdiri dari G/L Account yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan legal di negara tersebut. penggunaan country-specific Chart of account pada company code bersifat opsional.